Kunnanhallitus
Pöytäkirja 04.11.2024/Pykälä 214

Kunnanhallitus 04.11.2024 § 214  

492/02.08.00/2024 

Valmistelija Kehitysjohtaja

Tausta

KKV:n Inarin kunnalle antaman huomautuksen mukaan kunnan on kilpailutettava alueen matkailumarkkinoinnin hankinta. Kunta on aiemmin hankkinut palvelun suoraan Lapland North Destinations Oy:ltä, jonka kanssa myös nykyinen sopimus on tehty vuoden 2024 loppuun saakka. Matkailun aluemarkkinoinnin kokonaisuuden hankinta on EU-kynnysarvot ylittävä, joten siitä laaditaan tarjouspyyntö, tehdään hankintailmoitus ja valinnan jälkeen laaditaan hankintapäätös ja sopimus.

Kunnanhallitus on 20.5.2024 § 117 päättänyt muun ohessa, että se valtuuttaa kehitysjohtajan yhdessä kunnanjohtajan kanssa valmistelemaan tarjouspyynnön ja aloittamaan kilpailutusprosessin. Kilpailutuksessa on käytetty asiantuntijana  Suomen Hankintajuristit Asianajotoimisto Oy:tä.

Hankinnan kohde

Inarin kunta on pyytänyt 2.9.2024 päivätyllä tarjouspyynnöllä tarjouksia matkailun yhteismarkkinointi- ja kehittämispalveluista. Palvelut hankitaan kokonaispalveluna yhdeltä palveluntuottajalta, joka toimeksiannosta toteuttaa matkailun yhteismarkkinointiin ja kehittämiseen liittyviä tehtäviä, kuten suunnittelua ja sisällöntuotantoa yhdessä Inarin kunnan, alueen yritysten ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa. Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä liitteineen.

Hankittavien palvelujen tavoitteena on kasvattaa alueen vetovoimaa matkailukohteena, tukea alueen imagon rakentamista ja brändiä. Lisäksi hankittavilla palveluilla tavoitellaan alueen saavutettavuuden parantamista, alueelle suuntautuvan matkailun ympärivuotisuuden lisääntymistä, matkailijoiden alueella viettämän viipymän pidentämistä ja sosiaalisesti, taloudellisesti ja ekologisesti kestävän matkailun edistämistä.

Hankinnan kohde koostuu seuraavista palvelukokonaisuuksista:

1) Inari-Saariselkä-alueen matkailun markkinointi- ja myynninedistäminen

2) Yritys- ja sidosryhmäyhteistyö ja alueen kestävän matkailun edistäminen

3) Matkailualueen matkanjärjestäjä- ja mediayhteistyö

4) Saavutettavuustyö

Hankinnan ennakoitu kokonaisarvo on noin 250.000,00 (alv 0 %) vuodessa.

Tarjouskilpailun perusteella valitaan yksi (1) palveluntuottaja sopimuskumppaniksi. Sopimus solmitaan kolmen (3) vuoden määräajaksi, jonka jälkeen hankintayksikkö voi jatkaa sopimuksen voimassaoloa kaksi (2) kertaa yhdellä (1) vuodella. Sopimus on näin ollen 3+1+1-tyyppinen.

Hankintailmoitus

Hankinnasta on lähetetty julkaistavaksi 2.9.2024 hankintailmoitus TED (Tenders Electronic Daily) -tietokannassa sekä kansallisessa Hilma (www.hankintailmoitukset.fi) -tietokannassa.

Hankintamenettely

Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, hankintalaki).

Kyseessä on hankintalain 26 §:n mukainen EU-kynnysarvon ylittävä palveluhankinta. Hankinta toteutetaan hankintalain 32 §:n mukaisella avoimella menettelyllä. Hankinta toteutetaan ns. käänteisenä kilpailutuksena, jossa hankintayksikkö on määrittänyt hinnan, jonka se on valmis maksamaan valittavalle palveluntuottajalle. Tarjoajien välinen kilpailu käydään yksinomaan laatuun liittyvillä perusteilla.

Tarjoajat pystyivät esittämään hankinnasta lisätietokysymyksiä 23.9.2024 2024 asti. Hankintayksikkö julkaisi lisätietokysymysten vastaukset 30.9.2024.

Tarjoukset tuli jättää 11.10.2024 kello 12.00 mennessä Tarjouspalvelu-toimittajaportaalissa.

Tarjousten käsittely

Määräaikaan mennessä tarjouksen jätti yhteensä kolme (3) tarjoajaa:

-          Avidly Oy

-          Lapland North Destinations Oy

-          ToolBox Consulting Oy

Tarjousten avauspöytäkirja on ohessa.

Tarjoajien soveltuvuus tarkastettiin. Kaikki tarjoajat täyttivät tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Hankintayksikkö tarkasti soveltuvuusvaatimukset täyttävien tarjoajien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden.

Hankintayksikkö pyysi ToolBox Consulting Oy:tä täsmentämään tarjoustaan vuosihinta-arvioon liittyvän seikan osalta. ToolBox Consulting Oy toimitti täsmennyksen ja tarjouksen todettiin olevan tarjouspyynnön mukainen.

Kaikkien soveltuvuusvaatimukset täyttäneiden tarjoajien tarjouksien todettiin olevan tarjouspyynnön vaatimusten mukaisia.

Tarjousten vertailu

Hankinta toteutetaan ns. käänteisenä kilpailutuksena, jossa hankintayksikkö on määrittänyt hinnan, jonka se on valmis maksamaan valittavalle palveluntuottajalle. Tarjoajien välinen kilpailu käydään yksinomaan laatuun liittyvillä perusteilla.

Tarjouskilpailun voittajaksi valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana pidetään tarjousta, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras. Hinta-laatusuhteen kustannustekijät esitetään kiinteän hinnan muodossa, ja tarjoajat kilpailevat ainoastaan laatuun liittyvillä perusteilla (hankintalain 93.3 §).

Laatuvertailu: Enintään 20 laatupistettä

Vertailutekijä 1: Tarjoajan kokemus, osaaminen ja suunniteltujen resurssien arvioinnin realistisuus palvelukokonaisuudessa 1

Vertailutekijä 2: Tarjoajan kokemus, osaaminen ja suunniteltujen resurssien arvioinnin realistisuus palvelukokonaisuudessa 2

Vertailutekijä 3: Tarjoajan kokemus, osaaminen ja suunniteltujen resurssien arvioinnin realistisuus palvelukokonaisuudessa 3

Vertailutekijä 4: Tarjoajan kokemus, osaaminen ja suunniteltujen resurssien arvioinnin realistisuus palvelukokonaisuudessa 4

Vertailutekijä 5: Tarjoajan laatiman palvelusuunnitelman laatu yleisesti

Jokaisesta vertailutekijästä tarjoaja voi saada 0, 1, 2 tai 4 laatupistettä. Tarjoajat voivat saada vertailutekijäkohteisesti keskenään saman määrän laatupisteitä. Parhaat laatupisteet saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi.

Hankintayksikkö vertaili tarjoukset. Tarjousten vertailusta on laadittu erillinen asiakirja, joka on ohessa. Tarjoukset on vertailtu ja pisteytetty tarjouspyynnössä esitettyjen vertailuperusteiden mukaisesti.

Tarjousvertailun perusteella tarjoajat sijoittuivat tarjousvertailussa seuraavasti:

1. Lapland North Destinations Oy: yhteensä 18 laatupistettä
2. Avidly Oy: yhteensä 14 laatupistettä
3. ToolBox Consulting Oy: yhteensä 11 laatupistettä

Tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla parhaat laatupisteet saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi.

Esittelijä Kunnanjohtaja Tommi Kasurinen

Päätösehdotus Kunnanhallitus päättää
1. valita tarjouskilpailun voittajaksi ja palveluntuottajaksi Lapland North Destinations Oy:n
2. valtuuttaa kunnanjohtajan ja kehitysjohtajan käymään sopimusneuvottelut Lapland North Destinations Oy:n kanssa
3. valtuuttaa kunnanjohtajan allekirjoittamaan matkailun yhteismarkkinointi- ja kehittämispalvelujen hankintasopimuksen.

Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (hankintalaki 129 §).

Pöytäkirja tarkastetaan tämän pykälän osalta kokouksessa.

Käsittely Vs. kehitysjohtaja Marianne Mäki oli paikalla asiantuntijana klo 16.35-16.45. Kokous keskeytettiin kuulemisen ajaksi. Anu Avaskari poistui esteellisenä (yhteisöjäävi) asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti kunnanjohtajan ehdotuksen.

Pöytäkirja tarkastettiin tämän pykälän osalta kokouksessa.

Toimeksi: kehitysjohtaja

Tiedoksi: tarjouksen jättäneet, talouspäällikkö

Lisätietoja: kehitysjohtaja Henna Kontsas, puh. 040 351 1330, henna.kontsas@inari.fi

  ____________